Management Assistent

Wil jij als Management Assistent werken bij een club die zich bezighoudt met innovatie, een duurzame toekomst en actuele maatschappelijke thema’s? Ga je ‘aan’ van een zelfstandige, veelzijdige functie, waarbij jouw sterke communicatieve en ‘ik regel het wel-skills’ tot zijn recht komen? Waar veel aandacht en ruimte is voor jouw ontwikkeling? Lees dan vooral verder.

Bij deze organisatie werken commercieel slimme ingenieurs, projectmanagers en consultants die goed zijn in het bedenken en ontwerpen van intelligente steden, luchthavens, gebouwen en nog heel veel meer

Als Management Assistent heb je een belangrijke rol binnen het team Projectmanagement & Consultancy. Je gaat het management en de medewerkers (ca. 20/25 personen) ondersteunen bij zo’n beetje alle belangrijke processen. Je ondersteunt het management proactief met de uitvoering van secretariële en administratieve taken (ca. 50% van je tijd). De overige 50% van je tijd werk je met en voor projectteams die gezamenlijk opdrachten voor klanten uitvoeren.

Als ondersteuning voor (project)managers en teamleden zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je bent voldoende ervaren om snel op vlieghoogte te komen. Met een klantgerichte aanpak, proactieve instelling, verantwoordelijkheidsgevoel en het vermogen om zelfstandig bij te dragen aan projecten of teams, werk je nauw samen met drie andere collega’s die andere teams binnen de afdeling van in totaal ca. 100 collega’s ondersteunen.

Wat ga je zoal doen?

Je levert een proactieve en procesmatige bijdrage aan offertetrajecten;
Je draagt bij aan de voorbereidingen en activiteiten voor het opleveren van documenten, je bewaakt deadlines en zorgt voor een check op volledigheid;
Je draagt zorg voor de consistentie en de kwaliteit van documenten. Uiteraard let je hier sterk op eventuele taal- en spelfouten en huisstijl;
Je voert projectondersteunende activiteiten uit en weet deze te prioriteren;
Je beheert de (complexe) agenda’s en plant op verzoek afspraken in;
Je hebt een actieve rol in het up to date houden van het klantmanagementsysteem (CRM);
Je zorgt ervoor dat nieuwe collega’s een warm welkom krijgen met de juiste tools en een vlotte start in hun nieuwe rol;
Je hebt een actieve rol in de organisatie van in- en externe evenementen.

Wie ben jij en wat breng je mee?

Dankzij jouw natuurlijke talent om mensen te begrijpen en je uitstekende sociale vaardigheden, leg je snel connecties en ben je een kei in het leggen van contacten, zowel binnen als buiten je team. Je bent een echte netwerker die gemakkelijk in oplossingen denkt in plaats van problemen. Op de levendige werkvloer herken je uitdagingen met gemak, en in plaats van ze te ontlopen, pak je ze juist aan door de benodigde informatie te verzamelen voor creatieve oplossingen. Daarnaast:

Heb je een secretariële/ administratieve opleiding op tenminste MBO+ niveau;
Ben je bij voorkeur 24 – 32 uur per week beschikbaar. Gedurende vakanties neem je ook werkzaamheden van je collega over;
Heb je oog voor detail, ben je nauwkeurig en lever je graag de juiste kwaliteit;
Ben je communicatief sterk en ben je goed in Nederlands in woord en geschrift (Engels is een pre);
Heb je goede ICT-vaardigheden en ben je in staat om nieuwe ontwikkelingen op het gebied van digitale hulpmiddelen en software applicaties snel eigen te maken;
Je bent handig met MS Office;
Heb je gevoel voor een commerciële setting;
Heb je gevoel voor cijfers? Geen must, wel handig!
Je standplaats is Amersfoort of Amsterdam, waarbij het fijn is als je bereid bent om af en toe op een van de andere locaties te werken, als daar een teamdag wordt georganiseerd.

Wat krijg je hiervoor terug?

Een goede balans tussen werk en privé, onder andere door een laptop en telefoon van de zaak zodat je kunt werken waar en wanneer je wil;
28 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband;
Een primair salaris van maximaal €4.200,- bruto per maand (afhankelijk van leeftijd en expertise)
Volop opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
Leuke events zoals een jaarlijks teamuitje, (kerst)borrels en kantoorfeesten;
Persoonlijke budget dat je kunt gebruiken om extra vakantiedagen of een fiets van te kopen. Liever elke maand wat extra’s op je rekening? Dan kun je het ook laten uitbetalen;
Bonussen op basis van bedrijfswinst.