Management Assistent met passie voor organiseren en ontzorgen

Voor een internationale handelsorganisatie zijn we voor de directie op zoek naar een ervaren Management Assistent. Niet zomaar een Management Assistent maar een assistent die weet wat ontzorgen betekent. Zonder jou “loopt alles in het 100”. Jij hebt altijd alles op orde en tot in de kleinste details georganiseerd! Omdat je zo goed en georganiseerd bent mag je ook de agenda’s van het management team managen ;).

Je hebt te maken met diverse uitdagingen zoals het beheren van complexe agenda’s en het organiseren van internationale reizen. Omdat er ook wel eens gewijzigd wordt in diverse agenda’s ben jij natuurlijk onmisbaar en de spil die alles tot in de puntjes regelt en het team keer op keer laat uitblinken.

Wat zijn je werkzaamheden?

• Complex agendabeheer – je beheert dynamische agenda’s waar wijzigingen kunnen plaatsvinden, het organisatie en voorbereiden van vergaderingen (zowel de logistieke organisatie, als het opstellen van de agenda).
• Internationale reizen – je regelt reizen tot in de puntjes, van vluchten en hotels tot het zorgvuldig plannen van vergaderingen op (internationale) locaties.
• Proactieve secretariële ondersteuning – je anticipeert op de behoeften van het management en biedt ondersteuning waar nodig, altijd met een scherp oog voor detail.
• Eerste aanspreekpunt van directie en MT-leden: je bent verantwoordelijk voor het effectief communiceren naar het management zowel intern en extern
• Beheer diverse documenten: je bent bezig met het opstellen van belangrijke documenten / rapporten, redigeren,  vergaderstukken verzamelen, actielijsten opstellen/notuleren in het Engels), correspondentie (in- en extern) in de Engelse en Nederlandse taal en verwerken van declaraties, creditcard afschriften en facturen.
• Bewaken van deadlines: je zorgt ervoor dat alle werkzaamheden netjes en op tijd afgehandeld worden.

Wat vinden we belangrijk?

• Hbo werk- en denkniveau, minimaal afgeronde mbo-opleiding (bijvoorbeeld Schoevers)
• Minimaal 5 jaar ervaring in een management/secretariële functie
• Bereidheid om buiten kantoortijden beschikbaar te zijn ivm tijdsverschillen en hier echt beetje flexibel in te zijn
• Ervaring met complex agenda beheer, organiseren en boeken van internationale reizen
• Ervaring binnen internationale organisatie
• Beschikbaar voor 32-40 uur
• Je spreekt vloeiend de Nederlandse en Engelse taal (ook schriftelijk)

Wie ben jij?

Een zelfstandige, gestructureerde en proactieve managementassistent. Je denkt vooruit en gaat geen uitdaging uit de weg. Je bent ijzersterk in het plannen en overzicht houden van diverse agenda’s. Je bent een goede organisator en zelfs als het even niet op rolletjes loopt weet jij met je positieve drive en big smile alles toch weer te organiseren. Je bent natuurlijk integer, dienstverlenend en servicegericht. Je bent flexibel en een aanpakker met een flinke dosis doorzettingsvermogen en laat je niet snel uit het veld slaan bij onverwachte situaties!

Wat biedt de organisatie?

• Flexibele arbeidsvoorwaarden met eigen keuze voor inzet adv dagen en extra verlof
• Marktconform salaris tussen €4250,00 – €5000,00 natuurlijk afhankelijk van kennis en ervaring
• Trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden en ook doorgroeimogelijkheden
• Plezierige, internationale werkomgeving met informele werksfeer
• Open en transparante communicatie
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken (is standaard vergoeding voor)
• Een smartphone en laptop
• Reiskostenvergoeding
• Een goed bereikbaar kantoor en sociale activiteiten zoals borrels, sportactiviteiten en teambuilding activiteiten

Wil jij je expertise inzetten bij een grote internationale handelsorganisatie en graag direct aan de slag? Heb je eerst nog vragen, dat kan natuurlijk ook ;). Je kan me bellen, appen of mailen via gertia@vlottetantes.nl 06 – 132 51 751